LES OUTILS DE GESTION D'ACTIVITÉS - Interview de Colas Guyonnaud, directeur de Châteaux Expériences

L'important à retenir dans cet article :

Quelle est ton activité ?

Pour résumer, avec Châteaux Expériences , notre activité initiale, nous gérons des châteaux pour le compte des propriétaires. Les propriétaires interviennent rarement et nous font confiance. Pour eux, nous offrons un service « clé-en-main », le propriétaire « ne fait rien » et nos équipes s'occupent de toute la gestion d’accueil de publics, de A-à-Z (chambres d’hôtes, séminaires, locations saisonnières, mariages).

Rêve de Châteaux est un outil, c’est une plateforme, qui permet aux propriétaires de gérer eux-mêmes leurs activités (séminaires, visites, mariages…) en communiquant sur ces dernières et gérant directement leurs réservations, leurs paiements, etc.


Donc pour résumer l'ensemble de nos actions :

• En amont, nous pouvons conseiller sur les activités que les propriétaires peuvent développer dans leurs châteaux, mais aussi sur la façon de les promouvoir ;
• Puis, nous gérons les réservations de A-à-Z… Très concrètement, il s'agit presque de services de « conciergerie ». Nous sommes rapidement opérationnels pour les réservations, les paiements, les contrats, la gestion des informations de dernière minute et l’accueil sur place...;
• Enfin, nous pouvons aussi accompagner le recrutement et la formation de l'intendant, c’est-à-dire la personne sur place qui accueille les gens. Nous pouvons également réaliser des sites internet pour des châteaux ou les améliorer.

Finalement, sur quel périmètre d'activités te considères-tu (distribution, communication, entretien...) ?

Nous nous occupons des activités de séjours, de chambres d'hôtes, de locations, de privatisations de châteaux... donc nous nous devons d’être présents sur tous les périmètres d'activité de la chaine de valeur, depuis la distribution à la communication en passant le calendrier, la gestion des espaces...

Comment es-tu organisé sur chaque activité ?

On peut distinguer différents niveaux d'organisation :

La communication
Pour la communication, nous distribuons d'abord sur les sites de Châteaux Expériences et de Rêve de Châteaux puis sur certains canaux pertinents comme d'autres plateformes : soit connues (Airbnb) soit celles des partenaires (Wedding Planner...).
Mais nous avons peu d'activités sur les réseaux sociaux, car pour 3000 personnes qui utilisent la plateforme, il y a seulement 300 followers Facebook par exemple !

La gestion des réservations
Ensuite, il y a un processus de négociation, avec des échanges téléphoniques ou de mails, et une gestion des réservations. Cette fonction de conciergerie et de services prend du temps.
Il faut être présent s'il y a un problème pendant le séjour et nous nous renseignons si cela s'est bien passé.

A la fin, nous les conseillons d'en parler autour d'eux, sur de multiples canaux. Il s'agit d'un certain nombre d'actions menées toujours en relation avec le propriétaire.

Les services complémentaires de distribution aux propriétaires
Par ailleurs, le fait de récupérer la gestion de Rêve de Châteaux a pour objectif d'apporter des outils aux châtelains afin qu'ils puissent tout gérer eux mêmes à travers la plateforme.
L'objectif est d'avoir un canal puissant. Le fait de rassembler tout le monde sur un seul site favorise la visibilité de chacun.
C’est une logique nouvelle que nous proposons. En effet, sur le marché des châteaux, tous les logiciels de gestion sont séparés par activité (chambres d'hôtes, mariages...). Nous voulons instaurer un système avec un calendrier par produit que le propriétaire veut vendre et un calendrier pour synchroniser le tout.

Quels outils utilisez-vous pour gérer chacune de vos activités (distribution, communication, gestion des espaces, calendrier, trésorerie, gestion RH...) ?

La distribution
Nous utilisons Rêve de Château, les sites des châteaux et l’ensemble des sites et plateforme existantes (Airbnb, Booking, etc). Mais ces dernières ne sont généralement pas appropriées aux propositions des propriétaires de châteaux ou de manoirs : les montants ne sont pas comparables, les prestations attendues sont plus importantes…

Les réservations
Pour Châteaux Expériences, nous utilisons principalement un logiciel de PMS (il s'agit d'un système de gestion des établissements hôteliers "Product Management System" qui gère les réservations et le système de facturation), pour gérer les réservations car il permet de rentrer toutes les informations et de suivre les actions.
Par exemple, les informations de réservation (dates...), le paiement en deux temps (un acompte et un solde), les mails (pour le solde, la caution...).
Il s'agit de l'équivalent des logiciels qu'utilisent les hôtels pour gérer leurs chambres.
Ainsi, il est aussi possible de tenir informer les propriétaires de ce qu'il se passe dans leurs demeures, les missions de l'intendant... Cela orchestre le tout.

Pour Rêve de Châteaux, les réservations se font à travers le site. Libres aux propriétaires d’y insérer leur propre logiciel de suivi.

La communication
Essentiellement, elle se fait à travers l'envoi d'une Newsletter mensuelle et des publications sur les réseaux sociaux (principalement Instagram et Facebook).

La gestion RH
Etant donné la variété des sujets à traiter, mais aussi des spécificités liées à chaque domaine, nous avons différentes formes de gestion. En direct, avec le téléphone, mail ou en étant sur place ; ou en indirect via les outils de la plateforme...

Combien êtes-vous au sein de l’équipe ? Travailles-tu seul ou en équipe pour assumer l’ensemble de ces fonctions ?

Nous sommes trois à temps plein, un sur chaque site et moi même qui en dirige deux. Il y a également des consultants extérieurs qui nous apportent de l'aide ponctuellement (pour le développement internet, la communication...).

Selon toi, qu'est-ce qui est le plus important et que tout propriétaire devrait avoir ?

En fait, cela dépend de ce que le propriétaire veut faire, si c'est une petite ou une grosse activité, il y a différentes formules (louer de temps en temps, des activités culturelles...).

Il faut bien réfléchir à ce qu'il peut faire chez lui, ce qu'il veut faire, les ressources qu'il est prêt à mettre et en fonction, s'équiper d'un certain nombre d'outils (site internet, réseaux sociaux...).

Cela devient compliqué s'il n'y a personne pour gérer derrière, c'est pourquoi il faut une plateforme claire et utile comme Rêve de Châteaux ou bien un gestionnaire « clé-en-main » comme Châteaux Expériences.

Pour aller plus loin :

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