Catégorie : Organisation d’évènements responsables

Organiser un festival éléctro : quelles étapes ? Voici l’exemple de Château Perché.

L’important à retenir dans cet article :

Samy el Moudni, tout droit sorti d’école de commerce, s’est lancé dans la folle aventure de l’organisation de festivals dans les châteaux. 

En préparation de la 5ème édition, il accepte de livrer quelques-unes de ces clés, conscient de la difficulté des propriétaires à développer de tels événements chez eux ! 

Avec lui, vous découvrirez l’organisation humaine et calendaire, les parties prenantes à intégrer, les contraintes et les impacts réels d’une telle organisation.

Samy a commencé à travailler avec des châteaux en 2015 lorsque son association Perchépolis, s’est lancée dans le projet château perché : « Nous cherchions dès le début à attirer la « vibration berlinoise » en Auvergne pour offrir aux Auvergnats un festival d’une qualité à la hauteur des meilleurs du genre européens ! Pour cela, nous avons pensé qu’il nous fallait un lieu hors pair… et, comme les volcans étaient trop compliqués nous, nous nous sommes naturellement tournés vers les châteaux.
C’est là que tout a commencé ! 

 Activité et organisation humaine et calendaire

Concrètement, qu’est-ce que tu organises en tant qu’organisateur d’événement ? 

Concrètement, le château perché est un festival organisé sur 3 à 4 jours, constitué de multiples scènes de musique – principalement électroniques, mais on y trouve aussi du jazz, du classique… – et des ateliers en tout genre qui permettent de donner aux festivaliers des instants particuliers. 

Nous aimons leur apporter le sentiment de liberté, favoriser la rencontre et permettre de savourer différents types d’arts. 

Nous sublimons aussi le lieu grâce à une multitude de décorateurs et de scénographies, de chefs lumière afin que l’endroit devienne totalement féerique. 

Tout cela demande une organisation, en plus des aspects plus logistiques (s’assurer de la présence alimentaire sur place, les douches, préparer la gestion des flux, les sujets de sécurité…)

Quelles sont les grandes actions à mener pour l’organisation de 11 concerts de 6000 personnes par jour dans un château ? 

Il faut une équipe expérimentée pour une telle jauge. 

Il faut tout organiser de A-à-Z, depuis la recherche de l’artiste jusqu’au technicien de l’équipe de sécurité, en passant par les bénévoles… 

D’abord, il faut fixer l’objectif de date et d’évènement, de nombre de personnes, etc avec les institutions (préfecture, gendarmerie, mairie…).

Puis il faut annoncer une date et prévenir la presse. 

Il faut ensuite prévenir les amis et les proches qui nous soutiennent pour entamer une campagne de recrutement de bénévoles et bien mélanger l’ensemble pour faire prendre la mayonnaise.

Puis en parallèle, il y a l’organisation pure et dure !

Concrètement, quelle a été ton organisation humaine pour le faire au château d’Avrilly en 2018 ? 

Pour cette édition à Avrilly, nous étions environ 6 à l’année pour nous occuper de tous ces dossiers. 

En amont de l’événement, de nouveaux managers arrivent, le recrutement des bénévoles se fait, puis nous organisons un plan de montage pour les techniciens qui ont tous une feuille de route. 

Il faut environ une centaine de manager et techniciens pendant une semaine sur place. Pour le démontage, il suffit d’être une trentaine de personnes bien motivées et de disposer des bons outils pour pouvoir libérer le lieu en moins d’une semaine.

 Les parties prenantes 

Qui sont les parties prenantes publiques ? Quand leur parler ? Comment les impliquer ?

D’abord, il y a la mairie, puis les autorités de police compétentes, la préfecture, le SDIS, la gendarmerie, les secours, la direction routière… 

À notre échelle c’est la préfecture qui prend en charge la coordination de toutes ces institutions. À savoir qu’elle communique avec chacune d’entre elles et qu’elle s’assure de la bonne construction du dossier de sécurité qui lui est remis par nous ! 

Il faut bien respecter toutes ces institutions qui donnent tout au long de l’année des conseils pour que l’événement se passe au mieux dans de bonnes conditions sanitaires et de sécurité. 

Il faut les contacter 8 mois avant environ.

Qui sont les parties prenantes privées ? Quand leur parler ? Comment les impliquer ?

Les parties prenantes privées sont surtout des fournisseurs de matériel en tout genre tels que :
– le matériel électrique et la lumière 
– la sonorisation 
– les barrières 
– les toilettes 

Ce sont aussi la famille des propriétaires qui accueillent, les voisins… : tous doivent être impliqués le plus tôt possible dans le processus afin que la préparation soit fluide.

 Contraintes 

 

Y a-t-il des sujets particulièrement complexes à connaitre, propre au MH ou non, et que tu as dû traiter ? 

Oui, la législation sur les bâtiments et les normes ERP. Pour le reste, c’est le dossier de sécurité à déposer auprès de la préfecture qui aide à traiter correctement l’ensemble des sujets ! 

 Impacts et retombées 

Quelles retombées (financière, image, notoriété etc) pour le propriétaire accueillant l’événement ? 

Pour le propriétaire, le gain est aujourd’hui estimé entre 10 et 35k € en flux financier réel, en fonction du projet développé. 

De facto, cela rajeunit l’image du château et cela donne une visibilité énorme, surtout chez les jeunes adultes. En effet, Château Perché fait plusieurs millions de vues par an sur ses réseaux.

Quels autres objectifs poursuis-tu?

Nous aimerions que les gens repartent de notre festival le plus ouvert d’esprit possible, plus respectueux de leur prochain et de leur environnement. Nous essayons d’apporter un cadre qui les bonifie au quotidien. 

Quel impact pour le territoire ?

Pour les environs : le tourisme est boosté, plusieurs centaines de milliers d’euros sont dépensés dans le territoire où l’évènement a lieu, directement lorsque nous travaillons avec des professionnels de la région, et indirectement lorsque nos festivaliers s’installent dans les hôtels alentour, consomment dans les restaurants ou visitent les lieux ! 

L’image du territoire aussi est rajeunie !

Ton conseil

Comment les propriétaires pourraient, selon toi, se « simplifier la vie » dans leur organisation événementielle ?

Prévenir la mairie locale en amont et entretenir de bonnes relations avec celle-ci me semble primordial ! 

Ensuite, il faut prévoir une petite présence sur place en amont et avant l’événement, ou apprendre à déléguer à un employé. 

Le gros bonus est d’organiser une rencontre entre organisateurs et habitants voisins du château. Cela évite les conflits lors de la réalisation du festival dont le son peut porter assez loin ! 

Quels événements conseilles-tu d’organiser à des propriétaires pour avoir des répercussions positives sur les territoires et la sphère culturelle ?

Des festivals sur n’importe quelle thématique, des escapes games, des séminaires alternatifs, des colonies de vacances pour adultes… tout est imaginable… 

Pour aller plus loin

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L’important à retenir dans cet article :

En matière touristique, il existe des tendances, l’une d’entre elles, qui fait fureur auprès du grand public, est le spectacle de son et lumières, également appelé vidéo mapping. Les Invalides, la Cathédrale de Nantes, la place du parlement de Bretagne à Rennes, nombreux sont les monuments qui se sont déjà illuminés les soirs d’été. L’opération « Puy de Lumières » présentée dans cet article en est un autre exemple. En outre, elle relève d’une véritable stratégie pour répondre à des enjeux touristiques importants. 

Dans cet article, découvrez comment un vidéo mapping permet de raconter l’histoire de son patrimoine différemment mais aussi d’impacter l’activité touristique et commerciale du territoire.

L’opération « Puy de Lumières » à Puy-en-Velay, 

Pour animer sa ville, mettre en valeur son patrimoine bâti et accroitre son attrait touristique, la ville du Puy-en-Velay a lancé en 2016 un spectacle son et lumières projeté sur les murs de ses monuments historiques et emblématiques. La cathédrale Notre-Dame, 2ème monument préféré des Français en 2015, le rocher Saint-Michel d’Aiguilhe, le théâtre, l’hôtel de ville, la chapelle Saint-Alexis et le musée Crozatier se sont ainsi retrouvés illumniés. Chaque année, le projet « Puy de Lumières » se développe. Il s’enrichit d’ailleurs de nouveaux lieux de projection dans la communauté de communes. 

Le patrimoine, habillé d’un vidéo mapping de qualité devient une arme pour l’activité touristique de la destination. Survient alors l’envie assumée que le territoire ne soit plus simplement un lieu de passage. Dans un secteur concurrentiel, l’événementiel et le patrimoine apparaissent encore comme la combinaison d’atouts qui, dans une logique de complémentarité, se révèlent très attractifs pour le public . Le patrimoine bâti étant aussi bien le support que le sujet de la projection, qui s’attache par exemple à retracer l’histoire de la cathédrale Notre Dame à différentes époques ; ou encore, sur le mur nu de la chapelle, on peut voir s’animer la célèbre légende régionale de la bête du Gévaudan, et sur l’hôtel de ville, ce sont bien sûr les valeurs républicaines et ses grands personnages qui sont célébrés.

 Qui sont les financeurs du projet ? 

 Le projet est financé par la région Auvergne Rhône-Alpes à hauteur de 50 %. De leur côté, l’Union Européenne et le département de Haute-Loire financent 16 %. Le reste est à la charge de la communauté d’agglomération du Puy-en-Velay. La logique mise en place est celle des financements croisés. Ils permettent à une communauté de communes d’obtenir d’importantes sources de financements. Chaque couche de ce « millefeuille » à la française a une partie de son budget dédiée à la culture. Le porteur de projet doit donc faire les démarches auprès de chaque échelon, ce qui nécessite :
– Une connaissance de l’administration de l’État en matière de financements culturels ;
– Une connaissance de chaque échelon et de ses acteurs ;
– Un travail relationnel avec les différents représentants de la vie politique ;
– Une planification et organisation très en amont pour respecter le calendrier administratif de dépôts des demandes ;
– De la méthode pour la constitution des dossiers. Il est important de savoir comment présenter et expliquer l’objectif patrimonial, historique, social ou économique du projet. Il doit pouvoir répondre aux critères d’éligibilité aux subventions. 

 Des partenaires techniques indispensable à la réalisation du projet

Côté technique et scénographique, Puy de Lumières a fait appel à Gilbert Coudène (société Les allumeurs de rêve ), Laurent Lhuillery (société Light Event Consulting ) et studio BK (concepteurs des spectacles lumières des « remparts de Marrakech » (COP 22), des Terreaux de Lyon, de la Villa Médicis à Rome…), avec le concours d’Alain Guilhot. Lors de la deuxième édition, il a fallu répondre aux critiques des riverains de la cathédrale. Ces-derniers ne supportaient plus la musique. Une solution technique a été mise en place grâce au travail d’Electro Concept en collaboration avec Swing le LAB . Ils ont créé pour la ville une application utilisant la technologie streamer audio. Cette technique permet d’entendre avec un casque ou des écouteurs la bande son, parfaitement synchronisée aux images. 

 Une communication à l’échelle nationale 

Pour faire connaitre le spectacle dans toute la France, la ville a mis en place un plan de communication en lien avec le comité régional de tourisme qui s’est notamment associé à celle du Tour de France, mais aussi du Grand Trail du Saint-Jacques, la cathédrale étant en quelque sorte la ligne d’arrivée de l’épreuve. Un site internet dédié à l’évènement a également été mis en ligne.

 Un vrai plus pour l’hôtellerie et la restauration

 Avec ce spectacle, les responsables du tourisme au sein de l’agglomération souhaitent apporter un vrai plus à l’économie touristique de la ville et de son agglomération. 

Ce spectacle génère une augmentation :
– Du nombre de nuitées et du taux de remplissage des hôtels et restaurants ;
– De la fréquentation sur la période plus creuse de mai-juin ;
– Du chiffre d’affaires des commerces ;

Mais cela implique une concentration de l’activité sur l’horaire 19h30 – 22h30.

Puy de Lumières permet également à tous les opérateurs touristiques de Haute-Loire (gîtes, chambres d’hôtes) de valoriser leurs destinations et leurs offres de séjours.
 Un label original « Puy de Lumières » pour les restaurants a d’ailleurs été mis en place et concerne déjà plud de 80 établissements qui se sont engagés à adhérer à la charte pour la mise en place d’un service adapté au spectacle et sa promotion auprès de la clientèle. 
La ville a également instauré la gratuité du stationnement et des parkings à partir du 19h. 

 Comment s’en inspirer ? 

Valorisez votre château et son histoire à travers un spectacle son et lumières immersif. Pour cela, nous vous conseillons de :
– Définir le scénario du spectacle en fonction de l’histoire de votre lieu, de ses atouts ;
– Vous entourer d’experts et techniciens qualifiés et expérimentés ;
– Monter un dossier pour obtenir des financements de chaque acteur susceptible de vous aider. En 
démontrant l’impact sur du projet sur l’activité touristique et commerciale du territoire, vous aurez plus de chance d’obtenir des financements ;
• Prévoir la stratégie de communication en amont ;
• Réfléchir aux relais pouvant communiquer sur votre nouvelle offre touristique.

Pour aller plus loin :

 CHÂTEAU PERCHÉ – Le festival électro’ engagé auprès des châteaux

DEVELOPPER DES ACTIVITES COHERENTES AVEC SON HISTOIRE ET SON TERRITOIRE – Les masters class de cuisine ressuscitent le château du Feÿ – Interview avec Sylvie Angel, propriétaire

UN FESTIVAL ELECTRIQUE POUR SAUVER LE CHÂTEAU, QUAND LES PETITS-ENFANTS S’EN MÊLENT… Interview avec Marjolaine Clough d’Argentré, organisatrice du festival du château de La Forge et présidente de l’association « La forge festival »