Un festival pour contrer la mérule : une action solidaire pour sauver le château familial
L’important à retenir dans cet article :
Une action solidaire pour le château ! Alors que le château est attaqué par la mérule pleureuse et se dégrade de jour en jour, une bande d’amis décident d’organiser un festival « fait maison » mélangeant styles et générations pour faire revivre leur château et le sauvegarder à long terme.
Un évènement qui demande de l’organisation et de l’anticipation pour son bon déroulement !
Tout a commencé quand, « avec mes cousins, nous avons pitché l’idée auprès de ma grand-mère. Par la suite s’est formée l’association « La forge festival » dont le noyau dur, initialement de 9 personnes, est maintenant composé de 15 personnes, ayant participé à toute l’organisation du festival ! »
HEPHATA – Comment vous est venue l’idée de créer un festival ? Comment avez-vous défini le style de votre concert ?
Marjolaine Clough d’Argentré – C’est avec une bande d’amis passionnés de musique, certains étant musiciens, ainsi que des connaissances dans l’événementiel et des architectes que nous avons eu la volonté de créer un festival au château pour, à travers un loyer payé à la SCI du château, récolter des fonds pour les travaux. Autre que financier, notre objectif était de « décloisonner les groupes sociaux et les âges par la musique » :
« J’ai pu faire découvrir l’électro à ma grand-mère, c’est un véritable lieu de rencontre entre les générations ! »
Tout d’abord le concert débute avec la cérémonie d’ouverture, ensuite nous avons un mélange de plusieurs styles, il y a du rock, du jazz, de la cumbia, du rap, de l’hard rock, trois styles d’électro et deux représentations de moderne jazz ! C’est un festival multidisciplinaire qui regroupe plus de 30 artistes !
Nous avons voulu recréer une ambiance telle que celle des Fêtes de la Lumière à Lyon avec du mapping visuel ou vidéo qui permet de recréer des images de grande taille sur des structures en relief ou des monuments, ou recréer des univers à 360° sur le château. Musicalement parlant, nous voulions ramener les trois sous cultures Electro, ainsi que mélanger toutes les générations. De plus, le festival propose des concerts en live toute la journée.
Comment avez-vous présélectionné les artistes ? Avez-vous d’autres partenaires au niveau local ? Quels moyens de communication ont été mis en place ?
Concernant les artistes qui se sont produits au festival, pour la plupart il s’agit de connaissances, ainsi que des amis musiciens.
Cette année, pour la deuxième édition des artistes viennent d’eux-mêmes nous voir pour se produire sur scène ! Pour les autres, nous avons fait au cas par cas en fonction de notre sélection faite par Loris Bernot, en charge de la programmation. Notre démarche était la suivante : contacter les artistes, les convaincre de notre projet, se mettre d’accord sur les termes & conditions. Parfois nous pouvions prendre contact avec l’artiste directement, dans certains cas nous étions obligés de passer par son manager.
Nous avons bénéficié du soutien de la Mairie de Chailland, qui nous a fourni beaucoup de matériel et de l’aide précieuse lors de l’installation et désinstallation. Localement, nous avons eu de très bons retours des personnes alentours ainsi que des festivaliers.
Par ailleurs, nous avons travaillé main dans la main avec divers acteurs régionaux, parmi eux : La Ferme Du Theil, La Suzanaise, Sweat Lodge, Input Selector, Horus Solutions, M. Yves Travers, M. Jérôme Jousset de La Ferme d’Habit et la Communauté des Communes.
Le festival a attiré plus de 300 personnes l’année passée ! Le pass 3 jours coûte 50 euros, de plus, des prix préférentiels sont proposés aux riverains qui souhaiteraient venir au festival. Les seules préventes disponibles sont les pass 3 jour et/ou une place dans le bus La Forge faisant le trajet Paris-Chailland.
Quelles sont les démarches nécessaires à l’organisation d’un festival ? Quelles sont les normes à respecter ?
S’il s’agit d’un lieu privé, vous aurez plusieurs obligations administratives pour le bon déroulement de votre festival.
1- Autorisations
– Demander une autorisation en mairie entre 5 mois et 6 semaines avant le début du festival en fonction de sa taille
– Pour la mise en place de chapiteaux, tentes ou gradins, une demande d’ouverture au public est nécessaire au moins un mois avant le festival, avec un dossier de sécurité (que nous détaillerons plus bas)
– Pour installer un bar il est nécessaire d’avoir l’ autorisation de la mairie ou de la préfecture de Police pour les grandes villes et respecter les règles sur le débit de boissons ponctuel. L’autorisation d’exploiter un débit de boissons ponctuel est généralement acceptée par les services de l’Etat civil, sous la forme d’un arrêté municipal. Par l’obtention d’une licence, elle vous permettra de vendre de l’alcool à consommer sur place ou à emporter à condition que le responsable du lieu en soit le garant. Des conditions horaires sont à respecter, et le respect d’une distance minimale de 100 mètres avec des bâtiments protégés, tels que des écoles, hôpitaux et monuments. Cependant, dans certains cas, des dérogations peuvent être accordées.
Pour faire votre demande d’autorisation, vous devez vous rendre à la mairie ou la préfecture 3 semaines avant l’évènement. Il faut déposer un formulaire et des pièces justificatives. La mairie ou la préfecture transmettre ensuite la demande à la gendarmerie.
En plus de cette demande, il est impératif de déclarer l’ouverture du débit de boissons au Trésor Public et de régler l’éventuelle taxe attribuée. (si vous n’êtes pas une association)
Pour le débit de boissons occasionnel, seules les boissons de catégorie 1 (boissons sans alcool) et 2 (boissons fermentées non distillées, type vin, bière, cidre) sont autorisés.
2- Assurances
Votre assureur doit couvrir votre responsabilité civile en cas de préjudice causé au public.
3- Sécurité
Enfin, une commission de sécurité visitera le lieu du concert, pour s’assurer qu’il est possible d’organiser un festival dans de bonnes conditions et d’accueillir du public. Vous devrez fournir un dossier de sécurité complet décrivant le festival, la jauge, les plans et certifications de conformité aux normes des installations (surtout électriques).
Il était nécessaire de préparer avec soin la Commission de Sécurité
• Accorder une importance quant aux règlements liés aux parkings
• Les premiers secours doivent pouvoir être apportés sur place, il est conseiller d’avoir la présence d’un pompier et d’une ambulance en cas d’urgence. Dans certains cas , l’autorité de police peut exiger la mise en place d’un Dispositif Prévisionnel de Sécurité (DPS).
– Les règles de circulation appliquées
– La mise en place d’une équipe de sécurité ou de bénévoles pour assurer le contrôle des accès, la sécurité des lieux et la surveillance du matériel de spectacle
– Contrôler l’emplacement des chapiteaux qui ne doivent pas être trop près des arbres
– Disposer des extincteurs et points d’eau à proximité…
– Respecter les seuils de niveaux sonores (privilégier la multidiffusion et non seulement des enceintes sur scène)
– Pour prévenir de l’alcoolémie au volant, il est conseiller de mettre un place un stand de prévention routière avec des éthylotests gratuits
Un guide d’organisation des évènements rassemblant du public est disponible en ligne
La préparation du camping aussi été une affaire spéciale.
C’est autant de détails à ne pas négliger et anticiper !
Afin d’aider les propriétaires qui voudraient faire la même chose que vous, quels conseils précis donneriez-vous pour réussir un beau concert ?
L’organisation d’un festival est un engagement qui prend du temps tant dans sa préparation que dans le rangement et le démontage.
1. Les détails ne sont pas à négliger ! Notamment il est bon d’anticiper les temps de rangement. Par exemple, cette année le verre est interdit. En effet trier les poubelles est un travail de grande ampleur qui nous a demandé 22h d’effort ! C’est un détail que nous n’avions pas anticipé et dont « on se serait bien passé » ! Cette année il n’y aura pas de verre, seulement des éco cup !
2. Ensuite, tout dépend de si l’on souhaite réaliser le concert en extérieur ou intérieur. . Les différents aspects à bien vérifier :
• Ne pas lésiner sur la qualité du système son car l’ambiance est très importante.
• S’entourer de professionnels ou de personnes qui ont des compétences dans l’évènementiel. « Organiser un tel festival requière des compétences de management. Vous devez réussir à tout coordonner et être à l’écoute tant de l’équipe technique qu’artistique. »
• Communiquer en amont sur l’évènement par des affiches et sur les réseaux sociaux.
