Vous devez choyer et respecter tous les membres de votre entreprise ! Ils le méritent. Cet article vous donne quelques clés logistiques pour organiser au mieux votre séminaire au vert dans un château. Il s’adresse aux office managers et directeurs qui souhaitent organiser un séminaire résidentiel disruptif, utile et efficace dans un château !
Organiser un séminaire dans un château permet de valoriser vos équipes et de leur montrer que vous tenez à eux. Un lieu grandiose favorise fortement ce sentiment auprès de vos collaborateurs, quels qu’ils soient (managers, consultants, commerciaux, responsables de branche, etc.).
Attention, pour l’organisation A-à-Z d’un séminaire résidentiel, Hephata vous conseille de lire Organiser le meilleur séminaire de France dans un château.
L’enjeu ? Une logistique bien rodée favorise la réalisation des quatre objectifs de votre séminaire résidentiel ou de votre journée d’étude au vert : – La motivation du personnel à travers un retour au beau, à la nature, à l’authentique – La cohésion des équipes à travers des idées d’activités de team building qui élèvent – L’adhésion au projet de l’entreprise à travers une communication et un choix de château cohérent – L’efficacité du travail lors d’une journée au vert avec un programme adapté au rythme de la nature…
La logistique pour motiver ses équipes à travers un retour au beau, au naturel et à l’authentique
Organiser un séminaire résidentiel ou une journée d’étude au vert dans un château offre un cadre attrayant et simple. D’un point de vue logistique cela suppose de respecter un certain nombre de règles. Tout d’abord, il faut choisir de bonnes conditions. Se rendre dans un lieu éloigné du bureau implique que le lieu soit facilement accessible (gare, aéroport, axe routier…). En outre, il ne doit pas être trop éloigné du lieu de travail : maximum 1h30 pour une journée d’étude et 3h30 pour un séminaire résidentiel de deux jours ou plus.
Ensuite, pour un effet « wahou » immédiat, l’environnement naturel compte beaucoup. Un château visible dès l’arrivée, qui côtoie une végétation foisonnante et un parc libre d’accès, fera forcément l’affaire.
En outre, donner aux équipes le sentiment d’être choyé est fondamental. Ce sentiment passe par un service d’accueil irréprochable. Le mieux est qu’il soit réalisé par le propriétaire du château qui prendra le soin d’expliquer l’histoire des lieux, la dimension esthétique et architecturale des bâtiments, des jardins et du mobilier.
Les espaces lumineux, beaux et inspirants doivent rester parfaitement équipés. Préférer des salles de travail et de réunion bien décorées (peintures, tableaux…) et éclairées par la lumière naturelle. Il faudra aussi veiller à la présence d’équipements parfaitement fonctionnels (paperboard, chaises tablettes, tables, rétroprojecteurs, écran, post-it, stylo, feuille, imprimante…). Le mobilier doit facilement s’adapter à la mise en place de petits groupes ou de conférences en plénière.
Enfin, le choix des lieux de repos qui suscitent un sentiment de paix implique la mise à disposition de chambres totalement équipées, avec vue sur le domaine, et si possible un petit cadeau d’accueil du château.
La cohésion des équipes à travers des idées de jeux de team building qui élèvent les participants
Élever vos équipes et motiver le personnel passe par des jeux de team building vivants, adaptés et valorisants. D’un point de vue logistique il faut expliquer vos choix d’activités en amont pour donner du sens : les équipes sont sensibles à l’engagement sociétal, solidaire ou auprès de projet qui les dépassent. Créer l’émulation est donc particulièrement facile dans le cadre de projets collectifs sociaux ou engagés auprès d’un but commun. Cela est possible pour n’importe quelle activité qui est bien présentée !
En outre, il est nécessaire de préparer des activités courtes pour valoriser vos équipes : choisir des activités autour de la découverte de savoir-faire, de l’admiration du beau, de l’apprentissage de nouvelles pratiques (sciences, art, culture…). Ne choisissez pas des activités qui ne servent pas directement l’élévation de vos équipes. Ils sont là parce qu’ils y sont obligés, vous devez leur offrir le meilleur pour les valoriser.
Enfin, il ne faut pas hésiter à intégrer dans son programme un temps pour favoriser le retour aux sources : travailler au vert ou au bureau, quelle différence ? Pour les équipes, la seule et unique, c’est d’être dans un environnement pur, frais, bucolique… proposez des temps en extérieur, des temps où le contact avec la nature est réel.
Pour s’inspirer, vous trouverez le TOP 50 des idées de team building qui détonnent (lien P).
L’adhésion au projet de l’entreprise à travers une communication et un choix de château cohérent avec les enjeux du séminaire
Le séminaire résidentiel ou la journée d’étude sont des moments particulièrement propices pour véhiculer des valeurs. Organiser son séminaire au vert nécessite de préparer un document de présentation du séminaire. Il devra inclure le programme de la journée d’étude. Pourquoi pas y intégrer un descriptif du château. Petit conseil : réserver un temps, avant un repas par exemple, pour remercier les équipes de leur présence. Ce sera d’ailleurs l’occasion de rappeler les valeurs, les objectifs ou la stratégie de l’entreprise. Raconter ensuite une histoire autour du lieu choisi peut être une opportunité à saisir pour inspirer ses équipes. Cela permet à vos équipes de mieux vous connaître et de se laisser guider par vous, avec plus de confiance.
L’efficacité du travail lors d’une journée au vert avec un programme adapté au rythme de la nature…
Un programme de travail au château devrait – a priori – être le même qu’ailleurs. Mais pour insister sur les aspects détente et efficace, il ne faut pas hésiter à transformer ses habitudes. Qu’il est bon et sain de vivre au rythme de la nature !
Efficacité garantie : – Lever des équipes à l’heure où chante le coq, vers 6h30, suivi d’une balade silencieuse dans le domaine pour admirer la rosée du matin – Retour vers 7h30 pour un petit-déjeuner de prince – Début du travail à 8h (les empereurs commençaient à 6h…) alterné de pauses – Déjeuner à 12h, au restaurant ou non, avec les produits de saison suivi d’une courte sieste dans des lieux de repos – Reprise du travail à 13h30 alterné de pauses et d’un moment plus sportif ou culturel
Pour la meilleure journée détente d’entreprise, voici les recommandations : – Lever à 8h30 – Petit-déjeuner à 9h – Session de visite, grand jeux, jeux de drone à 10h – Pause à 11h – Repas (panier, traiteur, buffet ou restaurant) ou atelier culinaire à 13h – Jeux immersifs à 14h30 – Pause à 16h30 – Session de conférence à 17h – Temps partagés ou de détente à 19h – Diner assis à 20h – Cluedo / Murder Party / Théâtre immersif dès 22h – Soirée arrosée jusqu’au bout de la nuit avec open-bar
Une bonne programmation évènementielle pour organiser son séminaire au vert ne s’arrête pas là. Tenir compte des besoins de chaque collaborateur est important. Aussi, établir des horaires à ne pas dépasser est important. Il convient également de sélectionner les restaurants ou le traiteur, en amont de la journée. Prévoir des plats de substitution en fonction des allergies et des spécificités alimentaires est d’ailleurs incontournable. Enfin, il ne faut pas oublier de déterminer la taille des sous-groupes (nombre de personnes) à l’avance. Choisir des temps de réunion adaptés aux horaires habituels de travail est donc une clé de réussite.
Pour en savoir plus sur le TOP 15 des châteaux dédiés au séminaire résidentiel en Ile de France (IDF)(lien J).
A vous de jouer !
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