Organiser un festival éléctro : quelles étapes ? Voici l’exemple de Château Perché.
L’important à retenir dans cet article :
Samy el Moudni, tout droit sorti d’école de commerce, s’est lancé dans la folle aventure de l’organisation de festivals dans les châteaux.
En préparation de la 5ème édition, il accepte de livrer quelques-unes de ces clés, conscient de la difficulté des propriétaires à développer de tels événements chez eux !
Avec lui, vous découvrirez l’organisation humaine et calendaire, les parties prenantes à intégrer, les contraintes et les impacts réels d’une telle organisation.
Samy a commencé à travailler avec des châteaux en 2015 lorsque son association Perchépolis, s’est lancée dans le projet château perché : « Nous cherchions dès le début à attirer la « vibration berlinoise » en Auvergne pour offrir aux Auvergnats un festival d’une qualité à la hauteur des meilleurs du genre européens ! Pour cela, nous avons pensé qu’il nous fallait un lieu hors pair… et, comme les volcans étaient trop compliqués nous, nous nous sommes naturellement tournés vers les châteaux.
C’est là que tout a commencé !
Activité et organisation humaine et calendaire
Concrètement, qu’est-ce que tu organises en tant qu’organisateur d’événement ?
Concrètement, le château perché est un festival organisé sur 3 à 4 jours, constitué de multiples scènes de musique – principalement électroniques, mais on y trouve aussi du jazz, du classique… – et des ateliers en tout genre qui permettent de donner aux festivaliers des instants particuliers.
Nous aimons leur apporter le sentiment de liberté, favoriser la rencontre et permettre de savourer différents types d’arts.
Nous sublimons aussi le lieu grâce à une multitude de décorateurs et de scénographies, de chefs lumière afin que l’endroit devienne totalement féerique.
Tout cela demande une organisation, en plus des aspects plus logistiques (s’assurer de la présence alimentaire sur place, les douches, préparer la gestion des flux, les sujets de sécurité…)
Quelles sont les grandes actions à mener pour l’organisation de 11 concerts de 6000 personnes par jour dans un château ?
Il faut une équipe expérimentée pour une telle jauge.
Il faut tout organiser de A-à-Z, depuis la recherche de l’artiste jusqu’au technicien de l’équipe de sécurité, en passant par les bénévoles…
D’abord, il faut fixer l’objectif de date et d’évènement, de nombre de personnes, etc avec les institutions (préfecture, gendarmerie, mairie…).
Puis il faut annoncer une date et prévenir la presse.
Il faut ensuite prévenir les amis et les proches qui nous soutiennent pour entamer une campagne de recrutement de bénévoles et bien mélanger l’ensemble pour faire prendre la mayonnaise.
Puis en parallèle, il y a l’organisation pure et dure !
Concrètement, quelle a été ton organisation humaine pour le faire au château d’Avrilly en 2018 ?
Pour cette édition à Avrilly, nous étions environ 6 à l’année pour nous occuper de tous ces dossiers.
En amont de l’événement, de nouveaux managers arrivent, le recrutement des bénévoles se fait, puis nous organisons un plan de montage pour les techniciens qui ont tous une feuille de route.
Il faut environ une centaine de manager et techniciens pendant une semaine sur place. Pour le démontage, il suffit d’être une trentaine de personnes bien motivées et de disposer des bons outils pour pouvoir libérer le lieu en moins d’une semaine.
Les parties prenantes
Qui sont les parties prenantes publiques ? Quand leur parler ? Comment les impliquer ?
D’abord, il y a la mairie, puis les autorités de police compétentes, la préfecture, le SDIS, la gendarmerie, les secours, la direction routière…
À notre échelle c’est la préfecture qui prend en charge la coordination de toutes ces institutions. À savoir qu’elle communique avec chacune d’entre elles et qu’elle s’assure de la bonne construction du dossier de sécurité qui lui est remis par nous !
Il faut bien respecter toutes ces institutions qui donnent tout au long de l’année des conseils pour que l’événement se passe au mieux dans de bonnes conditions sanitaires et de sécurité.
Il faut les contacter 8 mois avant environ.
Qui sont les parties prenantes privées ? Quand leur parler ? Comment les impliquer ?
Les parties prenantes privées sont surtout des fournisseurs de matériel en tout genre tels que :
– le matériel électrique et la lumière
– la sonorisation
– les barrières
– les toilettes
Ce sont aussi la famille des propriétaires qui accueillent, les voisins… : tous doivent être impliqués le plus tôt possible dans le processus afin que la préparation soit fluide.
Contraintes
Y a-t-il des sujets particulièrement complexes à connaitre, propre au MH ou non, et que tu as dû traiter ?
Oui, la législation sur les bâtiments et les normes ERP. Pour le reste, c’est le dossier de sécurité à déposer auprès de la préfecture qui aide à traiter correctement l’ensemble des sujets !
Impacts et retombées
Quelles retombées (financière, image, notoriété etc) pour le propriétaire accueillant l’événement ?
Pour le propriétaire, le gain est aujourd’hui estimé entre 10 et 35k € en flux financier réel, en fonction du projet développé.
De facto, cela rajeunit l’image du château et cela donne une visibilité énorme, surtout chez les jeunes adultes. En effet, Château Perché fait plusieurs millions de vues par an sur ses réseaux.
Quels autres objectifs poursuis-tu?
Nous aimerions que les gens repartent de notre festival le plus ouvert d’esprit possible, plus respectueux de leur prochain et de leur environnement. Nous essayons d’apporter un cadre qui les bonifie au quotidien.
Quel impact pour le territoire ?
Pour les environs : le tourisme est boosté, plusieurs centaines de milliers d’euros sont dépensés dans le territoire où l’évènement a lieu, directement lorsque nous travaillons avec des professionnels de la région, et indirectement lorsque nos festivaliers s’installent dans les hôtels alentour, consomment dans les restaurants ou visitent les lieux !
L’image du territoire aussi est rajeunie !
Ton conseil
Comment les propriétaires pourraient, selon toi, se « simplifier la vie » dans leur organisation événementielle ?
Prévenir la mairie locale en amont et entretenir de bonnes relations avec celle-ci me semble primordial !
Ensuite, il faut prévoir une petite présence sur place en amont et avant l’événement, ou apprendre à déléguer à un employé.
Le gros bonus est d’organiser une rencontre entre organisateurs et habitants voisins du château. Cela évite les conflits lors de la réalisation du festival dont le son peut porter assez loin !
Quels événements conseilles-tu d’organiser à des propriétaires pour avoir des répercussions positives sur les territoires et la sphère culturelle ?
Des festivals sur n’importe quelle thématique, des escapes games, des séminaires alternatifs, des colonies de vacances pour adultes… tout est imaginable…
Pour aller plus loin
Un festival pour contrer la mérule
